בעלי עסקים רבים הבינו שהסוד למתודולוגיית עבודה מוקפדת טמון במערכת לניהול לקוחות מתקדמת המאפשרת לבעלי עסקים ועובדיהם ליהנות משפע של יתרונות. ניהול לקוחות מעולם לא היה פשוט יותר על ידי מערכות CRM, אך ההיצע בשוק רב, כל מערכת מציעה את הדבר הבא אבל כיצד תדעו באיזו מערכת לבחור? ריכזנו עבורכם את כל המידע, כדי שתוכלו לבצע את הבחירה המדויקת לעסק שלכם.
מערכות CRM לניהול לקוחות, בהחלט קיבלו מקום של כבוד בשגרת חייהם של בעלי עסקים, ונראה שהן כמו אוויר לנשימה עבורם, שהרי במקום לאסוף ניירת, לצבור קלסרים ותיקיות ולאסוף את כל המידע שנשלח ללקוחות בתיבת המייל, פשוט מוצאים במקום אחד את כל המידע הרצוי תוך שניות בודדות. המערכת מאפשרת לבעלי עסקים ליהנות ממגוון יתרונות כמו הוצאת חשבוניות, סליקה, הצעות מחיר, ניהול משימות, ניהול מלאי, שיתוף משימות עם אנשי צוות, טיפול בלידים, שליחת הודעות SMS ועוד.
אז לפני הבחירה הגורלית, חשוב להבין שרוב מערכות ה-CRM זהות בצורה כזו או אחרת מבחינת ניהול הלקוחות, פונקציות עיקריות ועיצובים, אך כאשר בוחנים לעומק את היכולות הנוספות של המערכת ניתן לגלות שקיימים ביניהן הבדלים משמעותיים. הבדלים נעוצים בעיקר בפיצ'רים ובתוספות השונות, כמו גם בכלי העזר המאפשרים לבעלי עסקים ליהנות ממערכות המותאמות בדיוק לאופי עבודתם והדרישות שלהם. ישנן מערכות בסיסיות הנחשבות למוצר מדף, כלומר מערכות אחידות הניתנות לשינויים קלים, וישנן מערכות מותאמות אישית שדרכן ניתן לנהל פרויקטים, מלאי, לבצע מעקב זמנים מפורט, לנהל יומנים, וכאלה שמכילות פונקציות המאפשרות שיתוף מידע ועבודת צוות.
ישנן כמה עקרונות שכדאי לתת עלים את הדעת טרם הבחירה:
מערכת ידידותית לשימוש – נשמע קצת מוגזם לבקש מערכת נוחה, הרי העידן הטכנולוגי מאופיין במערכות עם חוויית משתמש גבוהה, אך לא כל מה שנוח לאחד יהיה נוח לשני, וכמו שאומרים 'הכל בעייני המתבונן'. העצה הטובה ביותר היא להתנסות על המערכת ולרכוש מערכת ורסטילית המאפשרת גמישות עיצובית ותכנונית להתאמה מושלמת.
אם כבר מדברים על נוחות, כדאי מאוד לרכוש מערכת שתהא מאוחסנת על ענן, כך תוכלו לגשת אליה בקלות מכל מקום, גם מהנייד.
מערכת אפקטיבית שאפשר למצוא דרכה כל דבר בקלות – אחד השימושים העיקריים במערכות CRM הוא שורת החיפוש, שם אפשר לחפש מיילים, הצעות מחיר, שמות לקוחות ועוד מגוון מידע הרלוונטי לנו במידי להתנהלות תקינה. ולכן, חשוב לבחור במערכת המאפשרת לבצע חיפוש מפולח עם אפשרויות סינון מגוונות כמו סטטוס פניות/הזמנות, לידים חמים או קרים, משימות לפי עובד ועוד.
מערכת שתתאים לארגון גם בעתיד – לעיתים אנו חושבים כאן ועכשיו ובוחרים מוצר או שירות שמתאים לנו כרגע לעסק, אבל דעו כי מערכות CRM רוכשים לטווח הארוך וכאשר מתרגלים אליהן קשה מאוד להחליפן. זו הסיבה שיש להסתכל לטווח הארוך בעת בחירת המערכת ולהתמקד במערכת גמישה לשינויים.
שירות ותמיכה – הפרמטרים שצוינו כאן אכן חשובים ויכולים לסייע לכם בהתאמת מערכת מדויקת לצורכי הארגון, אך מה שלא פחות חשוב הוא השירות והתמיכה שמעניקה החברה. חשוב מאוד לבחון את מענה החברה מבחינת זמינות לתקלות, את ההדרכה שהיא מבצעת לעובדים חדשים או לחלופין סרטוני הדרכה לתפעול המערכת, מידע ועדכונים חדשים על המערכת ועוד.
